Der Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Sinne von DSGVO, BDSG, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist:

hiqs GmbH
Lise-Meitner-Str. 8
74074 Heilbronn
Deutschland

Telefon: +49 7131 204 1060


Website: https://hiqs.de

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Magan Consulting GmbH vertreten durch Thomas Grein
Hasselstr. 12
65812 Bad Soden a. Ts.
Deutschland

Der Datenschutz betrifft personenbezogene Daten, die im Sinne der DSGVO definiert sind, d. h. alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann.

Die Audioaufnahmen eines Nutzers werden für einen begrenzten Zeitraum mittels KI-Modelle verarbeitet. Die Verarbeitung der Audioaufnahmen erfolgt ausschließlich zu Inferenzzwecken; ein Training der Modelle mit den hochgeladenen Audioaufnahmen findet nicht statt. Solltest du Korrekturen an einem Protokoll vornehmen, so wird das korrigierte Protokoll lediglich im persönlichen Benutzerbereich gespeichert. Weder das Backend noch die KI-Modelle haben Zugriff auf diese korrigierten Protokolle. Erst wenn du eine Zusammenfassung deines korrigierten Protokolls anforderst, wird dieses Protokoll an das Large Language Model (LLM) übermittelt und dort verarbeitet. Auch in diesem Fall erfolgt die Nutzung des Protokolls durch das LLM ausschließlich zu Inferenzzwecken; eine Verwendung zu Trainingszwecken ist ausgeschlossen. Sowohl die Audioaufnahmen, die generierten Protokolle als auch die erstellten Zusammenfassungen unterliegen ausschließlich deinem Zugriff.

5.1 Nutzung des Tools

Du nutzt Sonic Manus nur im Rahmen dieses Vertrags und der AGB. Missbrauch, etwa für rechtswidrige Inhalte oder das Einschleusen von Viren oder Trojanern, ist verboten. Auch Angriffe auf unsere Systeme (z. B. DoS) sind untersagt.

5.2 Vertraulichkeit und Datenschutz

Du hast die Möglichkeit, einen Sonic Manus Account anzulegen. Über diesen kannst du im Rahmen der geltenden Sonic Manus AGB folgende Dienste nutzen: (a) automatisierte Protokollierung von Audiodateien, die hochgeladen oder aufgezeichnet werden; (b) ein Editor, mit dem Benutzer den Inhalt ihrer Protokolle überprüfen und korrigieren können (c) Sprechertrennung und -benennung im Protokoll (d) automatisierte Zusammenfassungen der Protokolle und (e) Export der Inhalte. Um den Account zu erstellen, werden folgende personenbezogene Daten von dir gespeichert:

• E-Mail-Adresse
• Passwort
• IP-Adresse

Die E-Mail-Adresse und das Passwort verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO im Rahmen des geschlossenen Nutzungsvertrags, um dir den Zugang zu unseren Diensten zu ermöglichen. Die Verarbeitung deiner IP-Adresse erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO, da es unseren berechtigten Interessen entspricht, deine IP-Adresse zur Betrugsprävention mit IP-Adressen abzugleichen, die unseren Service in der Vergangenheit missbräuchlich genutzt haben.

Zudem werden folgende personenbezogene Daten zum Zwecke des Abschlusses und der Erfüllung des Vertrages (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO) erhoben und verarbeitet:

• Vor- und Nachname
• Firma
• Position

Neben den genannten Daten verarbeiten wir weitere, für die Erbringung unseres Dienstes relevante (Nutzungs-)Daten, wie z. B. Abonnement-Nummer, Zeitpunkt des Abonnement-Abschlusses, Logins, Anzahl der Audioaufnahmen, Audioimports, Protokolle und Zusammenfassungen sowie Audiolänge und -größe. Die Verarbeitung und Speicherung der genannten Daten ist für den Abschluss des Vertrags sowie dessen Erfüllung erforderlich und daher nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO legitimiert.

Wir speichern die Daten für die Dauer der Vertragslaufzeit und im Anschluss daran gegebenenfalls für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, sofern diese für die jeweiligen Datenarten eine Aufbewahrung vorschreiben. Deinen Account löschen wir, wenn du dies nach Kündigung deines Abonnements wünschst. Ansonsten halten wir den Account als Sonic Manus Account (siehe dazu oben, Ziffer 5) zunächst für weitere 2 Jahre für dich vor, damit dieser im Fall eines erneuten Abonnements für dich zur Verfügung steht, ohne dass du dich erneut registrieren musst. Dies liegt sowohl in deinem als auch in unserem Interesse, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Wir verarbeiten die von dir an Sonic Manus übermittelten Audioaufnahmen nur vorübergehend, soweit dies für die Erstellung der Protokolle und Zusammenfassungen notwendig ist. Die Verarbeitung ist daher gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO gerechtfertigt. Diese werden – im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen und wie in Ziffer 4 ausgeführt – nicht dauerhaft gespeichert und nach Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung gelöscht.

Unabhängig davon, ob du unseren Dienst nutzt, übermittelt dein Gerät aus technischen Gründen automatisch bestimmte Daten, wenn du auf unsere Webseite https://sonic-manus.ai/ zugreifst. Folgende Daten, die du uns übermittelst, werden gespeichert:

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browserart und -version
• Betriebssystem
• URL der zuvor besuchten Website
• gesendete Datenmenge
• aufgerufene Domain
• Benachrichtigung über erfolgreichen Datenabruf
• Suchbegriff bei Verwendung eines Webbrowsers
• gekürzte/anonymisierte IP
• diagnostische Informationen im Falle von Fehlern

Die Verarbeitung der genannten Daten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung der Stabilität und Funktionalität unserer Website. Die Daten werden aus rein technischen Gründen gespeichert. Die Daten über die Webseitenzugriffe werden zur Fehleranalyse, Gewährleistung der Sicherheit der Systeme, Protokollierung von Zugriffen bei Sonic Manus und zur Verbesserung unserer Dienste genutzt. Anhand deiner IP-Adresse stellen wir zudem mittels Geolocation fest, von welcher Region aus du unsere Website besuchst. Diese Information nutzen wir, um zu prüfen, ob wir dir den Sonic Manus Service in deiner Region anbieten können, was unseren berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO entspricht. Die Speicherung der IP-Adressen von Nutzern des Sonic Manus-Abonnements für die Dauer der Vertragslaufzeit wird über Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO gerechtfertigt.

Diese Webseite nutzt das verbreitete Verschlüsselungsverfahren Secure Socket Layer (SSL) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von deinem Browser unterstützt wird, um deinen Besuch so sicher wie möglich zu gestalten. In der Regel handelt es sich dabei um eine 256 Bit Verschlüsselung. Falls dein Browser keine 256-Bit Verschlüsselung unterstützt, greifen wir stattdessen auf 128-Bit v3 Technologie zurück. Ob eine einzelne Seite unseres Internetauftritts verschlüsselt übertragen wird, erkennst du an der geschlossenen Darstellung des Schlüssel- beziehungsweise Schloss-Symbols in der Statusleiste deines Browsers. Daten, die du uns ggf. über Kontaktformulare übermittelst, werden so bereits beim Absenden verschlüsselt und sicher von deinem Browser an unseren Server übertragen.

Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um deine Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Im Folgenden werden aus Gründen der Vollständigkeit sämtliche dir durch den europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber eingeräumten Rechte aufgeführt. Sofern du beabsichtigst, eines der nachstehend genannten Rechte geltend zu machen, richte bitte eine schriftliche Anfrage an die oben angegebene Adresse.

10.1 Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO

Du kannst von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die dich betreffen, von uns verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, kannst du von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen:

• die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
• die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
• die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die dich betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
• die geplante Dauer der Speicherung der dich betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
• das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der dich betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung
• das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
• alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;
• das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.
• Dir steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die dich betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang kannst du verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

10.2 Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO

Du hast ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die dich betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

10.3 Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO

10.3.1 Löschungspflicht

Du kannst von dem Verantwortlichen verlangen, dass die dich betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

• Die dich betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
• Du widerrufst deine Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
• Du legst gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder du legst gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
• Die dich betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
• Die Löschung der dich betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
• Die dich betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

10.3.2 Information an Dritte

Hat der Verantwortliche die dich betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass du als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt hast.

10.3.3 Ausnahmen

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

• zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
• zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
• aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
• für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

10.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO

Unter den folgenden Voraussetzungen kannst du die Einschränkung der Verarbeitung der dich betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

• wenn du die Richtigkeit der dich betreffenden personenbezogenen Daten für eine Dauer bestreitest, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
• die Verarbeitung unrechtmäßig ist und du die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnst und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangst;
• der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, du diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigst, oder
• wenn du Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt hast und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber deinen Gründen überwiegen.
• Wurde die Verarbeitung der dich betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit deiner Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, wirst du von dem Verantwortlichen unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

10.5 Recht auf Unterrichtung nach Art. 19 DSGVO

Du hast das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen. Damit ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die dich betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

Dir steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

10.6 Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO

Du hast das Recht, die dich betreffenden personenbezogenen Daten, die du dem Verantwortlichen bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem hast du das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern

die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. In Ausübung dieses Rechts hast du ferner das Recht, zu erwirken, dass die dich betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

10.7 Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der dich betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Der Verantwortliche verarbeitet die dich betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden die dich betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, hast du das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der dich betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Widersprichst du der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die dich betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Du hast die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – dein Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

10.8 Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO

Du hast das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung

1. für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen dir und dem Verantwortlichen erforderlich ist,
2. aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung deiner Rechte und Freiheiten sowie deiner berechtigten Interessen enthalten oder
3. mit deiner ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.

Allerdings dürfen diese Entscheidungen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a oder g DSGVO gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie deiner berechtigten Interessen getroffen wurden.

Hinsichtlich der in 1. und 3. genannten Fälle trifft der Verantwortliche angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie deine berechtigten Interessen zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung deines eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört.

10.9 Dein Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art.77DSGVO

Unabhängig von anderen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfen steht dir das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu – insbesondere in dem EU‑Mitgliedstaat, in dem du wohnst, arbeitest oder wo der mutmaßliche Verstoß stattgefunden hat –, wenn du glaubst, dass die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Aufsichtsbehörde, bei der du deine Beschwerde eingereicht hast, informiert dich über den Stand und das Ergebnis der Beschwerde sowie über mögliche gerichtliche Rechtsbehelfe nach Art.78DSGVO.

Wir behalten uns vor, unsere Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen anzupassen, wenn dies technisch nötig ist. In solchen Fällen aktualisieren wir auch unsere Datenschutzhinweise. Bitte beachte daher stets die aktuelle Version unserer Datenschutzerklärung.

Wenn du weitere Fragen zu unserem Datenschutz oder zur Verarbeitung deiner persönlichen Daten hast, kannst du dich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Er hilft dir auch bei Auskunftsersuchen, Anregungen oder Beschwerden.